Orquestador de Agentes de Inteligencia Artificial
Neo MKT S.A.S. — Conectado a WhatsApp mediante Meta Business Platform
Versión: 1.0 | Fecha de emisión: Abril de 2025 | Vigencia: Indefinida, sujeta a revisión anual
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
La presente Política de Privacidad es emitida por Neo MKT S.A.S., sociedad legalmente constituida en la República de Colombia, con presencia comercial en los Estados Unidos de América.
| Razón social | Neo MKT S.A.S. |
| NIT | (90) 162-7968 |
| País de constitución | Colombia |
| Presencia comercial | Colombia y Estados Unidos de América |
| Correo de contacto | hola@neomkt.co |
| Rol en el tratamiento | Encargado del Tratamiento (Procesador de Datos) |
Neo MKT S.A.S. actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento de datos personales. Las empresas que contratan el uso del orquestador de agentes son los Responsables del Tratamiento frente a sus propios usuarios o clientes finales y, como tales, son quienes determinan las finalidades y medios del tratamiento de los datos que fluyen a través de la plataforma.
2. Ámbito de Aplicación
Esta política aplica al tratamiento de datos personales que ocurre en el contexto del uso del Orquestador de Agentes de Inteligencia Artificial desarrollado por Neo MKT S.A.S., el cual se conecta a WhatsApp Business a través de la API oficial de Meta Business Platform.
Esta política está dirigida a:
- Empresas clientes de Neo MKT S.A.S. que contratan el orquestador como canal de comunicación automatizada (Responsables del Tratamiento).
- Usuarios finales cuyos datos sean procesados por el orquestador como consecuencia de interacciones a través de WhatsApp.
- Proveedores, subprocesadores y terceros que participen en la cadena de procesamiento de datos.
3. Marco Legal Aplicable
Neo MKT S.A.S. reconoce y se compromete con el cumplimiento de los siguientes marcos normativos:
Colombia
- Ley Estatutaria 1581 de 2012 – Protección de Datos Personales.
- Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
- Resoluciones y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Unión Europea
- Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) – Reglamento (UE) 2016/679, aplicable cuando datos de residentes en la UE sean procesados.
Estados Unidos de América
- California Consumer Privacy Act (CCPA) y California Privacy Rights Act (CPRA), aplicables a residentes del estado de California.
- Demás normativas estatales y federales pertinentes según el caso.
Políticas de Meta / WhatsApp
- Políticas de Uso Aceptable de la API de WhatsApp Business.
- Términos y condiciones de Meta Business Platform.
4. Naturaleza del Orquestador y Flujos de Procesamiento
El Orquestador de Agentes de Neo MKT S.A.S. es una plataforma tecnológica que automatiza flujos de comunicación a través de WhatsApp Business. Su arquitectura combina dos tipos de procesamiento:
Flujos RPA (Automatización Robótica de Procesos)
Algunos flujos de comunicación son gestionados mediante automatización robótica sin intervención de modelos de inteligencia artificial. En estos casos, los datos transitan de manera automatizada según reglas predefinidas por la empresa cliente, sin ser procesados por motores de IA externos.
Flujos con Inteligencia Artificial
Otros flujos utilizan modelos de lenguaje de inteligencia artificial de terceros para interpretar, clasificar y generar respuestas conversacionales. Los proveedores de IA que pueden intervenir en el procesamiento incluyen, entre otros:
- Google (modelos Gemini y servicios de Google Cloud AI).
- Anthropic (modelo Claude).
- OpenAI (modelos GPT).
- xAI – X Corp. (modelo Grok).
El tipo de flujo activo en cada implementación depende de la configuración acordada con cada empresa cliente. Neo MKT S.A.S. informa a sus clientes, en el contrato de servicios correspondiente, qué motores están activos en su orquestador.
5. Datos Personales que Pueden ser Tratados
Dependiendo de la configuración establecida por la empresa cliente, el orquestador puede procesar, de manera temporal o permanente, las siguientes categorías de datos personales de los usuarios finales:
| Categoría | Dato |
|---|---|
| Identificación | Nombre y apellido del usuario. |
| Contacto | Número de teléfono de WhatsApp y dirección de correo electrónico. |
| Comunicaciones | Historial de conversaciones e interacciones con el agente automatizado. |
| Comportamiento | Patrones de interacción, tiempos de respuesta y preferencias detectadas. |
| Ubicación | Datos de geolocalización, cuando el usuario los comparte voluntariamente. |
Nota importante: Neo MKT S.A.S. no recopila datos personales de forma directa ni independiente. Los datos son aportados por los usuarios finales al interactuar con el orquestador implementado por una empresa cliente. La recopilación, la base legal del tratamiento y los avisos de privacidad hacia el usuario final son responsabilidad de la empresa cliente (Responsable del Tratamiento).
6. Finalidades del Tratamiento
Los datos que fluyen por el orquestador son tratados para las siguientes finalidades, siempre en nombre y por instrucción de la empresa cliente:
- Atención al cliente: resolución de consultas, solicitudes y reclamos a través de canales conversacionales automatizados.
- Soporte técnico: asistencia técnica automatizada a usuarios finales de los productos y servicios de la empresa cliente.
- Automatización interna: ejecución de flujos internos de gestión, enrutamiento y clasificación de conversaciones.
- Mejora del servicio: análisis de interacciones para optimizar los flujos de atención, en la medida en que la empresa cliente lo autorice.
7. Almacenamiento y Conservación de Datos
Como Encargado del Tratamiento, Neo MKT S.A.S. puede almacenar datos personales de forma temporal durante la ejecución de los flujos, únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio contratado. La conservación se rige por los siguientes principios:
- Los datos se conservan mientras el usuario sea un cliente activo de la empresa cliente que contrata el orquestador.
- Una vez concluida la relación comercial entre Neo MKT S.A.S. y la empresa cliente, o ante instrucción expresa de esta, los datos son eliminados o devueltos a la empresa cliente.
- Neo MKT S.A.S. no conserva datos personales para fines propios más allá del período mínimo operativo necesario.
Los plazos específicos de conservación son definidos en el acuerdo de tratamiento de datos (DPA) suscrito con cada empresa cliente.
8. Subprocesadores y Transferencia Internacional de Datos
Para la prestación del servicio, Neo MKT S.A.S. puede transferir datos a los siguientes tipos de subprocesadores:
| Subprocesador | Rol |
|---|---|
| Meta / WhatsApp | Canal de comunicación. Los datos transitan por la infraestructura de Meta conforme a sus propias políticas de privacidad y términos de la API Business. |
| Proveedores de IA | Google, Anthropic, OpenAI y xAI (Grok), según la configuración del flujo, pueden procesar fragmentos de conversaciones para generar respuestas automáticas. |
| CRMs y analytics | Según la integración contratada por la empresa cliente, datos pueden ser enviados a plataformas de gestión de clientes o herramientas de analítica. |
| Infraestructura cloud | Proveedores de nube para el alojamiento y ejecución del orquestador. |
Todas las transferencias internacionales de datos se realizan bajo las garantías adecuadas establecidas por la normativa aplicable, incluyendo cláusulas contractuales tipo, acuerdos de procesamiento de datos (DPA) y demás mecanismos reconocidos por el GDPR, la Ley 1581 de 2012 y el CCPA.
9. Derechos de los Titulares de Datos
Los usuarios finales, en su calidad de titulares de datos personales, tienen los siguientes derechos, cuyo ejercicio debe dirigirse a la empresa cliente (Responsable del Tratamiento):
Bajo la Ley 1581 de 2012 (Colombia)
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso de sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
Bajo el GDPR (usuarios en la Unión Europea)
- Derecho de acceso, rectificación y supresión (derecho al olvido).
- Derecho a la portabilidad de los datos.
- Derecho a oponerse al tratamiento y a la limitación del mismo.
- Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas con efectos significativos.
Bajo el CCPA/CPRA (residentes en California, EE.UU.)
- Derecho a saber qué datos personales se recopilan y cómo se utilizan.
- Derecho a eliminar datos personales.
- Derecho a optar por no participar en la venta o compartición de datos.
- Derecho a la no discriminación por el ejercicio de sus derechos de privacidad.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, el usuario final debe contactar directamente a la empresa que lo atiende a través de WhatsApp. Si un usuario se comunica con Neo MKT S.A.S. directamente, esta lo redirigirá a la empresa cliente correspondiente.
10. Medidas de Seguridad
Neo MKT S.A.S. implementa medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, incluyendo:
- Cifrado de datos en tránsito y en reposo.
- Control de acceso basado en roles y principio de mínimo privilegio.
- Auditorías periódicas de seguridad y pruebas de vulnerabilidad.
- Acuerdos de confidencialidad con todo el personal y subprocesadores.
- Gestión de incidentes y procedimientos de notificación de brechas de seguridad.
- Evaluaciones de impacto en la privacidad (DPIA) cuando el tratamiento lo requiera.
11. Uso de Inteligencia Artificial y Decisiones Automatizadas
En los flujos que utilizan modelos de IA, las respuestas generadas son de naturaleza conversacional y orientadas a resolver consultas de atención al cliente y soporte técnico. Neo MKT S.A.S. declara que:
- No utiliza los datos de los usuarios finales para entrenar modelos de IA propios.
- El uso de modelos de IA de terceros se realiza bajo los términos de servicio de cada proveedor, los cuales incluyen compromisos de no uso de datos de usuarios para entrenamiento sin autorización expresa.
- Los usuarios tienen derecho a solicitar intervención humana en los procesos que pudieran afectarles significativamente, conforme al GDPR y demás normativas aplicables.
12. Cookies y Tecnologías de Seguimiento
El Orquestador de Agentes opera exclusivamente en el entorno de WhatsApp y no utiliza cookies ni tecnologías de rastreo en sitios web propios. Sin embargo, la plataforma de Meta/WhatsApp puede aplicar sus propias tecnologías de seguimiento conforme a sus políticas de privacidad, sobre las cuales Neo MKT S.A.S. no tiene control directo.
13. Actualizaciones de esta Política
Neo MKT S.A.S. se reserva el derecho de actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios en la legislación aplicable, en los servicios prestados o en las prácticas de tratamiento de datos. Las actualizaciones serán comunicadas a las empresas cliente a través de los canales contractuales correspondientes. Se recomienda revisar esta política periódicamente.
14. Contacto y Canal de PQRS
Para consultas relacionadas con esta Política de Privacidad o para reportar posibles incidentes de seguridad:
| Empresa | Neo MKT S.A.S. |
| Correo electrónico | hola@neomkt.co |
| País | Colombia (con equipo comercial en Estados Unidos) |
| Área responsable | Privacidad y Protección de Datos |
Neo MKT S.A.S. atenderá las solicitudes en un plazo máximo de 10 días hábiles para consultas y 15 días hábiles para reclamos relacionados con datos personales, conforme a la Ley 1581 de 2012.
15. Vigencia
La presente Política de Privacidad rige a partir de abril de 2025 y permanece vigente de manera indefinida, sujeta a revisiones anuales o cuando cambios normativos o tecnológicos lo requieran.
Neo MKT S.A.S. | NIT (90) 162-7968 | hola@neomkt.co | Colombia · Estados Unidos de América